Každý už na nějakém zájezdu byl, ať už leteckém, kde v určité destinaci čekal delegát cestovní kanceláře, nebo autobusovém, kde o Vás celou dobu pečuje právě průvodce, který cestu absolvuje s Vámi. Někteří mají na průvodce negativní, jiní zase pozitivní reakce. Pokud máte s průvodci špatnou zkušenost, pokračujte ve čtení a dozvíte se, co vůbec obnáší práce průvodce. Není to tak lehké, jak se na první pohled může zdát.
- Dohoda s cestovní kanceláří
Ze všeho nejdříve musí průvodce nabídnout své služby. Pokud se cestovní kanceláři zalíbí jeho reference, sepíší s ním tzv. „Dohodu o provedení průvodcovských služeb“. Tato smlouva může být sepsána písemnou formou, která se také doporučuje, nebo ústní formou. Nejzákladnější podmínkou je však sepsání smlouvy včas, s dostatečným předstihem před uskutečnění zájezdu, a to proto, aby se mohl průvodce dostatečně na zájezd informovat a připravit. Všechny dokumenty potřebné k zájezdu však vyzvedává až těsně před zájezdem, nejčastěji tři dny předem).
- Zpracování tzv. „informačního minima“
Pokud jste jeli autobusem, určitě to znáte. Průvodce v autobuse říká výklad o dané zemi, do které cestujete – hlavní město, památky, historii. A přesně o těchto informacích je informační minimum, které si průvodce musí zpracovat před KAŽDÝM zájezdem, včetně České republiky. Nejdůležitější podmínkou informačního minima je hlavně aktuálnost informací, aby účastníci měli čerstvé informace, např. o politické či válečné situaci v zemi. Dalšími údaji jsou například školství, hospodářství, ekonomika státu, hlava státu apod. Všechny tyto informace však průvodce není povinen přednést účastníkům, může vybrat jen ty nejpodstatnější a nejdůležitější informace.
- Topografická příprava
Topografická příprava se týká přípravy cesty a trasy. Průvodce je povinen zjistit si přesnou trasu, včetně zastávek na hygienu, uzavírek apod. Tato příprava se zapisuje do tabulky, kde jsou předtištěny tyto informace: kilometry, číslo silnice, místo, čas, poznámky. Do této tabulky musí psát jak cestu autobusem, tak pěší prohlídky, které s účastníky projde (např. od autobusu k památce). Do topografické přípravy se zahrnují fotky map s vyznačenou trasou.
- Chronologická příprava
Jak už název napovídá, tato příprava se týká uspořádání času na zájezdu. Průvodce připraví harmonogram celého zájezdu, od odjezdu z počátečního místa až po návrat. Zahrnují se sem rozchody, přestávky na hygienu, volný čas pro účastníky, dobu trvání prohlídek v určitých památkách. Musí také počítat s tím, že pokud používají autobusovou dopravu, jsou stanoveny kilometry, kterými musí jet, tudíž propočítává i průměrné rychlosti.
- Psychologická příprava
Tato příprava začíná před zájezdem a ukončuje se po jeho skončení. Průvodce musí znát rodiny, kamarády, manželské páry, samozřejmě i individuální účastníky. Průvodce musí být tak trochu psycholog a umět jejich praktiky uplatňovat v praxi, protože jeho hlavním úkolem je pečovat o zdraví a životy účastníků. Jeho účastníky může dělit např. podle věku, pohlaví, temperamentu, země původu atd.
- Sangvinici jsou obvykle živí, rozvážní a ovládající se. Jako účastníci zájezdu jsou výřeční a rozhodní a nezpůsobují žádné problémy. Jsou vítanými účastníky zájezdu a dobře se s nimi spolupracuje.
- Cholerici jsou rychlí, výbušní, netrpěliví, a pokud dojde k náhlým změnám, těžko ovládají své chování. Někdy dokáží negativně ovlivnit zájezd svými bezdůvodnými nekontrolovatelnými výbuchy nespokojenosti. K těmto účastníkům musí průvodce použít individuální přátelský přístup.
- Flegmatici jsou pomalí, klidní, rozvážní, trpěliví, avšak méně společenští. Těžko mění své návyky, takže se změněným podmínkám přizpůsobují velmi pomalu a neradi. Neradi mluví a dlouho se rozhodují, zájezd dokáží narušit nedochvilností, za což by je měl průvodce usměrňovat.
- Melancholici jsou slabým typem, jsou velmi citliví, vážní, plaší, pesimističtí a nedůvěřiví. Jsou často uzavření do sebe. Proto je důležité, aby zvlášť těmto lidem věnoval průvodce zvýšenou pozornost.
- Dále průvodce liší účastníky podle důvodu cesty, což jsou zájemci o cizí země či památky, a pak lidé, kteří cestují za odpočinkem.
- Pokud nastane problém, průvodce musí vždy zachovat klid, nenechat se strhnout k vulgárním a nevhodným výrazům a případné konflikty řešit mezi čtyřma očima. Nejlepší je však to, když konfliktům předejte úplně na základě svých zkušeností a poznatků z psychologie. Rizikovými účastníky jsou např.: neukázněný (vyrušuje během výkladu), egoistický (vyžaduje výhody nad skupinou) apod.
- Slovní projev
Tuto část zná jistě každý. Příprava slovního projevu je vyvrcholením celkové přípravy průvodce na zájezd.
Při prvním setkání se průvodce musí představit, představit řidiče a seznámit účastníky s programem zájezdu, který bude opakovat každý další den zájezdu. Průvodce se musí naučit mluvit do mikrofonu, dostatečně nahlas, naučit se správně dýchat (aby při výkladu nelapal po dechu) a během celého zájezdu podává patřičné informace. Je však nepřístupné, aby průvodce výklad četl.
- Převzetí zájezdu v cestovní kanceláři
V cestovní kanceláři se sepíše protokol, který obsahuje seznam cenin, formulářů a pomůcek, které průvodce převzal. Každá cestovní kancelář má svůj vlastní seznam používaných tiskopisů, jsou to např.: reklamační list, doklady o pojištění, seznam účastníků, pokyny pro přidělený zájezd, dopravní ceniny a doklady související s přepravou účastníků atd.